Arbeitsorganisation:
So klappt's mit dem agilen Arbeiten
Bei der Digitalagentur Ecx.io gehört agiles Arbeiten seit zehn Jahren zum Alltag. Sie verrät Insidertipps, wo die Stolperfallen und wo die großen Vorteile liegen.
Foto: Ecx.io
Die Digitalagentur Ecx.io arbeitet seit zehn Jahren agil. Die 300 Mann starke IBM-Tochter ist mit fünf Standorten in Europa, mit zweien in Österreich und mit einem in Deutschland präsent. In Düsseldorf. Susanne Kistner, und Geschäftsführer Markus Dietrich gewähren einen kleinen Blick hinter die Kulissen: Wo liegen die Vorteile und wo die Knackpunkte, wenn man agil arbeiten will? Wie klappt das mit Teilzeit? Und bietet diese Arbeitsweise einen Vorteil beim Recruiting?
Ihre Teams tragen alle Namen von Superhelden und eines hat sich den Namen Unicorn gegeben. In diesen Teams sind jeweils Spezialisten zusammengefasst. Haben Sie so etwas wie einen Lieblings-Superhelden?
Markus Dietrich: Genau, die Teams heißen "Ironman", "Thor", "Captain America" und so weiter. Team "Unicorn" hat seinen Namen durch eine Erweiterung, die wir für Sitecore nutzen – das heißt Unicorn. Darüber
hinaus ist der Client Service Director dieses Teams absoluter Einhorn-Fan.
Susanne Kistner: Für mich aus dem Bereich HR ist es zudem gefühlt so, als wäre ich Mitglied all dieser Superhelden Teams. Also bin ich sowieso befangen.
Wie funktioniert die Organisation bei den Superhelden? Wie werden Ihre Teams für die jeweiligen Aufgaben zusammengestellt? Wie funktionieren die Arbeitswege?
Dietrich: Sie arbeiten über einen möglichst langen Zeitraum in einem stabilen Team zusammen. Dadurch können sie die Zusammenarbeit ständig optimieren und ein Vertrauen, beziehungsweise Team-Gefühl entwickeln. Für neue Aufgaben oder Ausschreibungen schauen wir demnach zuerst, ob ein vorhandenes Team bereitgestellt werden kann. Nur in Ausnahmefällen stellen wir ein komplett neues Team für ein Projekt zusammen. In solchen Fällen nutzen wir das Prinzip der Zellteilung: Aus verschiedenen Teams werden jeweils einige wenige Mitarbeiter mit unterschiedlichem Know-How herausgelöst und formiert. Mitarbeiter, die neu bei Ecx.io anfangen, werden immer erst in ein bestehendes Team integriert. Die konkreten Arbeitswege laufen dann strikt nach Scrum ab.
Seit wann arbeitet Ecx.io agil?
Dietrich: Im Grundsatz arbeiten wir seit etwa zehn Jahren agil. Wir haben schon früh begonnen, große Projekte in kleine Aufgaben zu zerlegen, um den Überblick zu behalten. Seit etwa vier Jahren arbeiten wir nach Scrum.
Sind alle Abteilungen davon betroffen oder gibt es Ausnahmen wie etwa Buchhaltung, Backoffice oder HR?
Kistner: In unserer HR-Abteilung arbeiten wir nicht nach Scrum, aber durchaus agil. Beim Integrationsprozess in die IBM-iX-Familie hat sich das einmal mehr bewährt. Wo es Sinn macht, versuchen wir auch für Backoffice und Co. agile Prozesse zu definieren und zu leben. Ich selbst bin auch zertifizierter agile HRManager.
Die HR-Abteilung hat dann sicher auch den Auftrag, die Reibungspunkte zu beseitigen. Wo liegen nach Ihrer Erfahrung Stolperfallen? Wo im umgekehrten Fall aber auch die Chancen?
Dietrich: Die Chancen liegen eindeutig darin, dass sich die Mitarbeiter dynamisch entwickeln können. In einem Team bringt somit jeder seine Stärken ein. Die Schwächen werden dabei von Kollegen ausgeglichen. Zudem können in einem Team von Sprint zu Sprint die Aufgaben neu verteilt werden. Das hat den Vorteil, dass Mitarbeiter sich mehr ausprobieren können und dabei Fähigkeiten ausgebaut werden. Das beeinflusst wiederum nachhaltig den weiteren Karriereweg. Wir haben beispielsweise Entwickler, die mittlerweile als Scrum Master arbeiten oder Kollegen aus dem Bereich Quality Management, die jetzt Product Owner sind.
Kistner: Eine Stolperfalle kann das Zeitmanagement darstellen. Denn bei aller Agilität muss ein Team trotzdem effizient bleiben – was tricky sein kann. Wir haben jedoch festgestellt, dass Zeit, die man sich frühzeitig nimmt – beispielsweise für Daily Meetings oder um das kreative Team einzubeziehen – schneller Hürden und Probleme aufdeckt. Das spart unterm Strich enorm viel Aufwand.
Wie muss die HR-Abteilung darauf reagieren?
Kistner: In einem agilen Team fällt zudem sehr schnell auf, ob das Team harmoniert oder ob es Schwierigkeiten gibt. Um dem entgegenzuwirken, sind wir im Bereich HR so aufgestellt, dass wir agieren und nicht reagieren. Die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter und wie sie zum Einsatz kommen, ist entscheidend für unseren Erfolg. . Unser Job als HR Abteilung ist es, alles bestmöglich aufeinander abzustimmen.
Sie achten strikt darauf, dass Ihre Leute pünktlich Feierabend machen. Warum das?
Kistner: Wir achten eigentlich gar nicht darauf, wann unsere Leute Feierabend machen. Es geht uns vielmehr darum, unsere Mitarbeiter nicht auch noch dazu zu verleiten, ihre Freizeit in der Agentur zu verbringen. Fitnessstudio schön und gut – subventionieren wir auch – nur eben nicht inhouse. Wir wollen keinen Internats-Charakter mit Kinosaal haben und lieber jedem selber überlassen, wo er Sport macht. Wir wollen nur keine Angebote schaffen, die unsere Mitarbeiter zwingen, in der Agentur die Freizeit zu verbringen. Was das Tagesgeschäft angeht: Zu Hoch-Zeiten fällt auch mal mehr Arbeit an, das ist klar. Das komplett unterbinden zu können wäre eine Wunschvorstellung der Agentur-, beziehungsweise Dienstleistungsbranche. Grundsätzlich sollen alle Mitarbeiter trotzdem eine ausgeglichene Work-Life-Balance haben. Da achten wir wiederum sehr drauf.
Ist "agiles Arbeiten" und Ihr Umgang mit der Mitarbeiterfreizeit ein Wettbewerbsvorteil beim Recruiting?
Dietrich: Nicht mehr. Zumindest, was das agile Arbeiten angeht. Das machen mittlerweile einige Firmen, daher ist es nicht unbedingt ein großer Wettbewerbsvorteil in unserer Branche.
Kistner: Beim Recruiting liegt unser Vorteil, denke ich, eher in unserer unkonventionellen, offenen Art. Wir treffen uns mit Bewerbern auch mal auf ein Glas Wein zum ersten Gespräch. Und wenn wir gemeinsam in der Stadt unterwegs sind, sprechen wir Leute, die uns sympathisch sind, einfach an. Teilweise hatten wir auch über ein Jahr Kontakt zu interessanten Kandidaten, bis diese sich für uns entschieden haben. Damit wir unsere Kultur trotz starkem Wachstum erhalten, achten wir beim Recruiting sehr stark darauf, ob ein neuer Kollege zu uns ins Team passt.
Wie stellen Sie sicher, dass jeder gleichermaßen ausgelastet ist?
Dietrich: Jedes Team ist für bestimmte Kunden verantwortlich. Die Auslastung versuchen wir immer mit den jeweiligen Kunden zu besprechen und ein Backlog für die nächsten zwei Sprints (also vier Wochen) vorzuhalten. Das klappt in der Regel sehr gut. Falls kein entsprechendes Backlog vorhanden ist, können wir Maßnahmen ergreifen. Parallel dazu planen wir, die Auslastung in einem Tool zu erfassen, um gegebenenfalls nachzujustieren.
Gibt es in Ihrer Firma eine Art Bewertungssystem, das das hierarchische Mitarbeitergespräch ersetzt? Wenn ja, wie sind Ihre Erfahrungen damit?
Kistner: Wir führen gerade in verschiedenen Piloten das 360°-Feedback und ein neues Karrierepfad-System ein. Beides kommt sehr gut an. Die Mitarbeiter kennen endlich ihren aktuellen Stand und wissen, wie sie ihren Karriereweg gestalten können. Das beugt zeitgleich einem Gefühl der Willkürlichkeit bei Beförderungen vor.
Dietrich: Darüber hinaus gibt es bei uns die Rolle des "Advocats". Er ist für bestimmte Mitarbeiter zuständig und führt regelmäßige Gespräche mit ihnen, unterstützt und kümmert sich als "Mentor" um ihre Weiterentwicklung. Der Advocat kann aus anderen Abteilungen kommen, muss jedoch gewisse Kriterien wie beispielsweise einen Grad an Berufserfahrung mitbringen.
Wie gut funktioniert eine solche Struktur auch mit Teilzeitkräften, arbeitenden Müttern oder Freien, die zusätzlich andere Aufgaben übernehmen?
Dietrich: Das funktioniert super. Wir haben viele Eltern und einige Teilzeitkräfte. In der Planung der Sprints kümmert sich der Scrum Master dann entsprechend darum und plant die jeweilige Verfügbarkeit mit ein. Zudem kommunizieren wir alles transparent an unsere Kunden, damit es dort keine Überraschungen gibt.
Kistner: Das geht los bei Azubis mit ihren Berufsschultagen, bis hin zu Teamleads in Teilzeit. Solange wir das alles planen können, stellt es absolut kein Problem dar. Auch das Homeoffice ist hier ein Vorteil.
