Gastbeitrag von Michael Schönstein:
Mobiles Arbeiten - Kontrolle oder Vertrauen?
Home Office wird immer beliebter - und ist für viele Menschen inzwischen ein wichtiges Kriterium bei der Jobwahl. Doch wie steht es um die Kontrolle der Mitarbeiter? Ein Blick auf die wichtigsten Datenschutzrichtlinien.
Foto: Unsplash
Dass Kontrolle besser ist, besagt zumindest ein altes Sprichwort. Doch ist das in der heutigen Zeit überhaupt noch aktuell? In vielen Unternehmen wird die Möglichkeit des Home Office angeboten und darauf vertraut, dass die Mitarbeiter brav ihre Arbeit machen. Auf der anderen Seite erfreut sich Homeoffice bei den Mitarbeitern zunehmender Beliebtheit: Dem eigenen Arbeitstempo abseits des lärmenden Büros und gesprächigen Mitarbeitern nachgehen zu können, ist für viele Menschen ein wichtiges Kriterium bei der Jobwahl.
In Österreich hat eine Studie ergeben, dass bereits circa 54 Prozent der befragten Mitarbeiter die eigenen vier Wände mit Erfolg als Arbeitsplatz nutzen. Doch der Begriff "Home Office" ist für viele Chefs nicht nur positiv behaftet. Wie können Vorgesetzte im Blick behalten, wer zu welchem Zeitpunkt woran wirklich arbeitet - und wie können sie sichergehen, dass Mitarbeiter auch zu Hause produktiv sind?
Kontrolle vs. Vertrauen
Viele denken nun vielleicht, dass es strikte Kontrollmaßnahmen geben sollte, um die Produktivität des Homeoffice zu überwachen. Fraglich ist jedoch, ob mit diesen Maßnahmen eher Angst schüren und die Motivation der Angestellten schmälern - oder ob ein gesundes Maß an Vertrauen nicht vielleicht sogar besser wäre.
Erste Studien-Ergebnisse haben gezeigt, dass sowohl Machtausübung als auch Vertrauen funktionieren. Im Endeffekt führt beides zu einer Kooperation. Allerdings mit unterschiedlichen Qualitätsaspekten: Werden Mitarbeiter ständig angerufen oder anders kontrolliert, kooperieren sie eher widerwillig und sind weniger motiviert. Sie fügen sich, weil sie Angst vor den Konsequenzen haben, wie beispielsweise einer Kündigung oder Abmahnung. Als logische Konsequenz versuchen sie, ihren Arbeitsalltag mit Schlupflöchern, kleinen Pausen und möglichst wenig Aufwand zu erledigen.
Anders ist es, wenn das Unternehmen seinen Mitarbeitern Vertrauensarbeitszeiten auch in Bezug auf das Home Office zugesteht. Die Psychologie des Menschen kann dies auch sehr einfach erklären: Die wenigsten wollen das ihnen zugestandene, entgegengebrachte Vertrauen missbrauchen. Den Mitarbeitern wird es zum eigenen Bedürfnis, den Vertrauensvorschuss zu achten, indem sie gewissenhaft arbeiten und gute Ergebnisse erzielen.
Es ist daher für Chefs ratsamer, als einziges Kontrollinstrument eine Deadline oder ein bestimmtes Ziel vorzugeben, welches erreicht werden muss. Immerhin kommt es nicht auf die abgesessene Zeit an, indem Führungskräfte verlangen, dass ihre Mitarbeiter stur von neun bis Schlag fünf dasitzen müssen, sondern vor allem auf die Ergebnisse und ihre Qualität. Homeoffice ist dank des technischen Fortschritts von Laptops, Smartphones und Tablets möglich. Mit Internetzugang lassen sich dann auch von Zuhause aus interne Unternehmenskommunikation, Serverzugriff, Team-Absprachen und Schulungen vornehmen.
Möglichkeiten der Kontrolle
Wenn Führungskräfte dennoch nicht auf Kontrolle verzichten können, ermöglicht das Internet mittlerweile viele Möglichkeiten, die Beschäftigten im Home Office zu überwachen. Allerdings dürfen hierbei Mitarbeiterinteressen und Datenschutzrichtlinien nicht verletzt werden.
- Smartphones mit GPS
- Tablets & Surfaces mit Screenshots
- Apps mit elektronischer Zeiterfassung
- Wearables wie z.B. Armbänder oder Datenbrillen
Mit solchen technologischen Systemen lassen sich Produktionsprozesse digital und ortsunabhängig in Echtzeit verfolgen. Besonders Unternehmen der IT-Branche sehen sich mit neuen arbeitsrechtlichen und personalpolitischen Herausforderungen konfrontiert, da besonders ITler ihre Qualifikation und Nachfrage mit privaten Freiräumen verknüpfen. Sie können oft autonom entscheiden, wann und wo sie arbeiten wollen. Es mag aus Unternehmersicht verlockend sein, die wachsenden technischen Optionen der Kontrolle zu nutzen, allerdings geht dies mit nicht unerheblichen Datenschutzbestimmungen einher.
Wie viel Kontrolle ist aus datenschutzrechtlicher Sicht erlaubt?
Nur wenn der Arbeitgeber an den mitarbeiterbezogenen Daten ein rechtlich nachvollziehbares Interesse hat, ist es gestattet, Mitarbeiterdaten zu erheben. Der Anschaulichkeit halber: Eine durchgehende GPS-Ortung über Smartphones, Laptops oder in Dienstfahrzeugen erzeugt Bewegungsprofile der Mitarbeiter. Ist es für die Arbeit des Angestellten irrelevant, an welchem Ort er sich befindet, hat das Unternehmen kein Interesse am Aufenthaltsort des Mitarbeiters zu bekunden.
Anders sieht es aus, wenn es sich um den Außendienst oder die persönliche Sicherheit des Mitarbeiters in einer potenziell gefährlichen Arbeitsumgebung handelt. Die Ortung muss dann einvernehmlich vorgenommen werden, das heißt der Mitarbeiter muss benachrichtigt werden, dass der Arbeitgeber seinen Aufenthaltsort aufzeichnet. Eine verdeckte GPS-Ortung ist nur zulässig, wenn der akute Verdacht besteht, dass eine Straftat oder erhebliche Vertragsverletzungen vorliegen.
Diese Inhalte stehen leider nicht mehr zur Verfügung.
Überwachung des PCs ist nicht grundsätzlich zulässig
Nicht zulässig ist auch der Einsatz von Wearables, um das Arbeitsverhalten der Mitarbeiter zu überwachen. Finger-Sensoren an Tastatur und Maus können ebenfalls kontrollierende Medien am Home-Office-Computer sein. Alternativ kann der Arbeitgeber auch regelmäßige Screenshots des Computerbildschirms aufzeichnen oder Augmented Reality einer sogenannten Datenbrille nutzen. In der Theorie und aus technischer Sicht sind diese Verfahren zwar möglich, aber eine solche durchgängige und intensive Überwachung ist rechtlich grundsätzlich nicht zulässig.
Vorteile des Vertrauensvorschusses beim Home Office
Nachgewiesenermaßen sorgen flexible Arbeitszeitmodelle für weniger Konflikte mit dem Vorgesetzten und eine gesteigerte Mitarbeitermotivation. Das ergab eine neue Studie des Kölner Instituts für Wirtschaft. Home Office ist vor allem bei Eltern sehr beliebt, da sie Familie und Arbeit besser miteinander vereinbaren können. Arbeitgeber steigern durch den Vertrauensvorschuss die Zufriedenheit und Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter im Unternehmen.
Wird weniger Kontrolle an den Tag gelegt, so sind rund 60 Prozent der Mitarbeiter sehr zufrieden mit ihrer Arbeit und den Arbeitsbedingungen. Dies zeigen die Daten des Sozio-ökonomischen Panels des DIW. Gibt es strenge Kontrollen, dann steigt auch das Konfliktpotenzial um knapp 32 Prozent.
Fazit
Auf Vertrauen zu setzen, ist folglich besser, und zwar sowohl aus Arbeitnehmer- als auch Arbeitgeberperspektive. Home Office gewinnt zunehmend an Bedeutung und Beliebtheit. Außerdem spart es Zeit, erhöht die Flexibilität und Konzentration. Heimarbeiter sind deshalb oftmals produktiver und liefern bessere Ergebnisse. Wer dennoch nicht auf Kontrolle verzichten möchte, wird sich über die neuen EU-Richtlinien freuen, die ab 2020 in Kraft treten: Ab Januar nächsten Jahres wird die Arbeitszeiterfassung obligatorisch.
Autor:
Michael Schönstein ist Senior Business Architect im Bereich Marketing und betreut das Corporate Development der Cloud-Lösung Lexoffice.
