Gastbeitrag:
5 Tipps, wie Remote Onboarding jetzt gelingt
New Normal - New Work: Wie der Onboarding-Prozess trotz Social Distancing und Arbeiten aus dem Homeoffice erfolgreich abläuft, erklärt Ina Franzke, Personalleiterin bei Omikron Data Quality.
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Für die KI-basierte Suchtechnologie Fact-Finder hat Omikron Data Quality eine Account Managerin eingestellt, mit der ein neuer Weg des Onboardings bestritten wurde, nämlich aus dem Homeoffice heraus. Eine Aufgabe, die eine gute Vorbereitung und ein effektives Zusammenspiel einzelner Stakeholder beinhaltet, gerade wenn es wie hier um eine Position mit Schnittstellen zu mehreren Abteilungen geht. Doch wenn man einige Punkte beachtet und ein wenig Mut hat, unkonventionelle Wege zu gehen, kann die Operation "Onboarding im Homeoffice" sehr erfolgreich vonstattengehen.
Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete
Ganz klar: Am Anfang ist Onboarding gleich Onboarding. Wie auch im Büro müssen vorab alle nötigen Materialien und Zugänge für die neue Mitarbeiterin bereitgestellt werden. Die neue Account Managerin hat sich ihre Ausstattung vor ihrem ersten Arbeitstag im Büro abgeholt und wurde von einem Mitarbeiter aus der IT-Abteilung empfangen. Gemeinsam wurde nochmal gecheckt, ob auch alle Programme installiert sind, ob die Zugänge, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer funktionieren und ob die Mitarbeiterin bereits zu allen relevanten Meetings eingeladen wurde. Ein schöner Nebeneffekt: Die neue Mitarbeiterin konnte dabei einen Blick in das Büro werfen und bereits sogar Kollegen von Angesicht zu Angesicht kennenlernen - wenn auch mit reichlich Abstand.
Neben der technischen Vorbereitung ist aber das Thema Kommunikation das wohl bedeutendste, vor allem bei der Einarbeitung in ein so komplexes Thema wie künstlicher Intelligenz im e-Commerce. Hierbei geht es schon im Vorfeld um die Kommunikation sowohl zu der neuen Mitarbeiterin, aber auch speziell um die interne Teamkommunikation. Alle müssen mit an Bord geholt werden und sich im Vorhinein über ihre Rolle im Prozess bewusst sein. Nur bei klaren Absprachen, Rollenverteilungen und transparenter Kommunikation kann das Onboarding im Homeoffice gelingen.
Den Einstieg leicht machen – neue Mitarbeiter nicht allein lassen
Der erste Tag im neuen Job ist oft mit viel Aufregung verbunden. Man kommt in ein völlig neues Büro, trifft neue Menschen, lernt ein neues Produkt kennen und muss sich voll und ganz auf neue Strukturen einlassen. Für uns stand daher fest, dass die größte Herausforderung darin bestand, die neue Kollegin vom ersten Moment an in das Team zu integrieren, ihr die Kultur und den Spirit unseres Unternehmens weiterzugeben und trotz fehlender persönlicher Nähe ein Willkommensgefühl zu vermitteln. Das Treffen an der Kaffeemaschine oder auf dem Gang mit neuen Kollegen fällt gänzlich weg. Die Willkommensrunde durch die einzelnen Abteilungen und eine Vorstellung findet nicht statt. Das muss beim Remote Onboarding erstmal aufgefangen werden.
Deshalb sollte man eine Möglichkeit finden, um einen Austausch entstehen zu lassen und Unsicherheiten beim neuen Teammitglied schnellstmöglich abzubauen. Es hilft, eine gewisse Struktur in die ersten Tage des neuen Teammitglieds zu bringen - zum Beispiel in Form eines virtuellen Welcome Days.
Nutzt so oft wie möglich Videokonferenzen
Ein weiteres wichtiges Tool für die Integration eines neuen Teammitglieds, aber auch für das Wohlbefinden der anderen Teammitglieder, sind Videokonferenzen. Man sollte keinesfalls unterschätzen, wie wichtig und hilfreich es ist, wenn die Kollegen sich nicht nur telefonisch hören, sondern auch sehen können. Videokonferenzen ermöglichen es, viel mehr Emotionen zu transportieren und verhelfen automatisch zu mehr persönlichem Austausch. Außerdem kann in Meetings auf diese Weise die Arbeitsmoral unseres Teams besser transportiert werden.
Die höchste Priorität in einem Onboarding-Prozess sollte das Wohlbefinden des neuen Teammitglieds haben. Die Motivation und Arbeitsmoral ergeben sich dann von ganz allein. Um die Motivation weiter aufrechtzuerhalten, ist es auch gut, außerhalb der offiziellen Meetings neue Formate zu finden und in Form von Videokonferenzen stattfinden zu lassen. Wie wäre es zum Beispiel mit einer virtuellen Kaffeerunde oder Mittagspause oder einem gemeinsamen virtuellen Feierabendbier? Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt und so wird es möglich, den Unternehmensspirit bis ins eigene Wohnzimmer zu transportieren.
Das Buddy-System, ein persönlicher Helfer an der Seite
Das Onboarding und die Probezeit sind auch Prozesse des Kennenlernens. Fühlt sich der neue Mitarbeiter bei uns wohl? Entsprechen die Leistungen unseren Vorstellungen? Das neue Teammitgleid sofort in alle Meetings zu integrieren und den Austausch anzuregen, ist vor allem am Anfang wichtig. Es ist zudem sinnvoll, für aufkommende Fragen einen direkten Ansprechpartner – eine Art Buddy – zu benennen, der in jeder Situation ansprechbar ist. Gerade beim Onboarding im Homeoffice darf bei dem neuen Teamkollegen in keiner Minute das Gefühl aufkommen, alleingelassen zu sein, während er oder sie in den eigenen vier Wänden vor dem Computer sitzt. Noch dazu wird Berührungsängsten vorgebeugt und offene Fragen werden schnell geklärt.
Einfach loslegen
Der wichtigste und wahrscheinlich einfachste Rat ist "einfach machen". Remote Onboarding klingt zunächst nach einem Mammutprojekt, dass viele Herausforderungen mit sich bringt. Offenheit ist in dieser Lage ein wichtiges Attribut. Durch die Corona-Krise hat sich die Sichtweise vieler Unternehmen extrem gewandelt. War Homeoffice vor einigen Monaten noch die Ausnahmeregel, wird in Zukunft wohl ein großes Umdenken stattfinden. Unternehmen, die eher eine weniger attraktive geografische Lage für Bewerber haben, werden sich im Recruiting breiter aufstellen und Mitarbeiter aus allen Teilen Deutschlands in ihrem Bewerbungsprozess berücksichtigen. Homeoffice wird nicht mehr die Ausnahme sein, sondern eine weitere Möglichkeit des Arbeitens.
Autor: Ina Franzke, Leiterin HR bei der Omikron Data Quality GmbH
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